Jak kategoryzować wydatki żeby wnioski były naprawdę użyteczne

Masz listę wydatków z ostatniego miesiąca. Setki transakcji na wyciągu bankowym. I co teraz? Bez sensownego podziału na kategorie, te dane są bezużyteczne. Zbyt ogólne kategorie nic nie powiedzą. Zbyt szczegółowe sprawią, że utopisz się w detalach. Sztuka polega na znalezieniu złotego środka, który da jasne odpowiedzi i wskaże, gdzie szukać oszczędności.

1. Zapomnij o gotowych systemach kategorii

Aplikacje bankowe i programy do budżetowania oferują predefiniowane kategorie. Jedzenie, transport, rozrywka, zdrowie. Problem? Te uniwersalne podziały rzadko pasują do twojego życia.

Kategoria “jedzenie” łączy zakupy w Biedronce z kolacją w restauracji. Czy to ma sens? Jedno to niezbędnik, drugie to przyjemność. Traktowanie ich jednakowo zamazuje obraz i utrudnia wyciąganie wniosków. Zamiast przyjmować cudzy system, zbuduj własny. Oparty na tym, jak naprawdę wydajesz pieniądze i jakie pytania chcesz sobie zadać.

2. Rozróżnij wydatki konieczne od uznaniowych

Podstawowy podział, który naprawdę działa, to rozróżnienie między tym, bez czego nie możesz żyć, a tym, co jest kwestią wyboru.

• Niezbędne to wydatki, których nie da się uniknąć. Dach nad głową, podstawowe jedzenie, dojazd do pracy, leki. Gdybyś stracił dochód, to są rzeczy, które musiałbyś utrzymać do ostatniej chwili.
• Wybór to wszystko inne. Lepsza kawa zamiast zwykłej. Nowe buty, gdy stare jeszcze służą. Streaming, siłownia, kosmetyki. Możesz z nich zrezygnować i przeżyjesz.

Ten prosty podział od razu pokazuje, ile twojego budżetu jest elastyczne. Jeśli 80% wydatków to niezbędniki, masz mało pola manewru. Jeśli 50% to wybory, masz gdzie szukać oszczędności.

Prosta zasada: Bądź uczciwy z samym sobą. Internet w domu to niezbędnik. Ale pakiet premium z wszystkimi kanałami sportowymi to już wybór.

3. Podziel niezbędniki na podkategorie

W ramach wydatków niezbędnych warto wyróżnić kilka podgrup. Każda z nich odpowiada na inne pytanie.

• Mieszkanie to czynsz lub rata kredytu, opłaty administracyjne, ubezpieczenie nieruchomości. Ta kategoria pokazuje, ile kosztuje sam dach nad głową.
• Media i rachunki to prąd, gaz, woda, ogrzewanie, internet, telefon. Te wydatki często da się zoptymalizować przez zmianę dostawcy lub taryfy.
• Transport konieczny to paliwo lub bilety na dojazd do pracy, ubezpieczenie samochodu, przeglądy. To koszt, który ponosisz, żeby zarabiać.
• Jedzenie podstawowe to zakupy spożywcze do domu. Nie restauracje, nie kawiarnie. Tylko to, co kupujesz, żeby gotować i jeść w domu.

Spróbuj tego: Policz, jaki procent twoich dochodów pochłania każda z tych podkategorii. Wynik może być zaskakujący.

4. Stwórz sensowne kategorie dla wyborów

Wydatki na wybory wymagają bardziej przemyślanego podziału. Tu chodzi o to, żeby zobaczyć, na jakie przyjemności i wygody idą twoje pieniądze.

• Jedzenie poza domem to restauracje, fast foody, kawiarnie, lunch w pracy kupiony na mieście. Oddziel to od zakupów spożywczych, żeby zobaczyć prawdziwy koszt niejedzenia w domu.
• Rozrywka i hobby to kino, koncerty, książki, gry, sprzęt do hobby. Rzeczy, które robisz dla przyjemności.
• Subskrypcje i abonamenty to Netflix, Spotify, aplikacje, członkostwa. Małe kwoty, które sumują się w sporą sumę.
• Impulsy i drobnostki to wszystko, co kupiłeś bez planowania. Przekąska przy kasie, gadżet z promocji, coś “bo było tanio”.

Sztuczka behawioralna: Kategoria “impulsy” jest szczególnie ważna. Gdy widzisz sumę wszystkich nieplanowanych zakupów w jednym miejscu, łatwiej zrozumieć skalę zjawiska.

5. Używaj zasady jednego pytania na kategorię

Dobra kategoria odpowiada na jedno konkretne pytanie. Jeśli nie wiesz, jakie pytanie ma odpowiadać dana kategoria, prawdopodobnie jej nie potrzebujesz.

Kategoria “jedzenie poza domem” odpowiada na pytanie “ile wydaję na niejedzenie w domu”. Kategoria “subskrypcje” odpowiada na pytanie “ile płacę za rzeczy, które działają automatycznie”. Kategoria “transport do pracy” odpowiada na pytanie “ile kosztuje mnie zarabianie pieniędzy”.

Jeśli kategoria nie daje jasnej odpowiedzi na konkretne pytanie, połącz ją z inną lub zrezygnuj z niej całkowicie.

6. Nie twórz za dużo kategorii

Pięć głównych kategorii to minimum. Piętnaście to rozsądna górna granica. Więcej niż dwadzieścia i zaczynasz tracić czas na sortowanie zamiast analizowanie.

Marta zaczęła z trzydziestoma kategoriami. Osobno kawa, osobno herbata, osobno napoje, osobno przekąski słone, osobno słodkie. Po miesiącu zrezygnowała, bo kategoryzowanie każdego zakupu zajmowało jej pół godziny dziennie. Uprościła do dziesięciu kategorii i wreszcie zaczęła wyciągać użyteczne wnioski.

Zmiana perspektywy: Celem kategoryzacji nie jest perfekcyjna księgowość. Celem jest zrozumienie wzorców i znalezienie obszarów do poprawy.

7. Szukaj kategorii do cięcia i kategorii do ochrony

Po kilku miesiącach kategoryzowania zaczniesz widzieć wzorce. Niektóre kategorie będą wskazywać na możliwości oszczędności. Inne okażą się nienegocjowalne.

Jeśli kategoria “subskrypcje” rośnie co miesiąc, czas na przegląd i rezygnację z nieużywanych usług. Jeśli kategoria “zdrowie” jest wysoka, ale dotyczy koniecznych leków, nie ma tu co ciąć.

Właściwa kategoryzacja wspiera szerszy proces zarządzania finansami domowymi, gdzie świadome decyzje o wydatkach wynikają z rzetelnych danych, nie z przeczuć. Raz na pół roku przejrzyj swoją listę kategorii. Czy wszystkie są nadal używane? Czy jakiejś brakuje? Nie przywiązuj się do systemu, który przestał działać.

Pomysł na bonus: Porównuj proporcje między miesiącami. Czy kategoria “impulsy” rośnie czy maleje? Te trendy powiedzą więcej niż pojedyncze liczby.